Inserire campi SharePoint nei documenti
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- Categoria:SharePoint
- Pubblicato Giovedì, 29 Settembre 2011 09:13
- Scritto da Riccardo Valenti
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SharePoint offre la possibilità di utilizzare campi di SharePoint all'interno dei documenti. Questa funzionalità risulta particolarmente utile per tenere sempre aggiornati campi come il numero della verione, l'autore del documento, la data di modifica ecc...
Per configurare il questa caratteristica bisogna:
- Selezionare la raccolta documentale che ci interessa
- Entrare nelle "Impostazioni raccolta documenti"
- Selezionare "Impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni"
- Selezionare, tra i tipi di contenuto, quello che ci interessa, in questo caso "Documento"
- Nella pagina che compare:
- Abilitare il flag "Attiva etichette"
- Inserire nel campo "formato etichetta" i nomi delle colonne che vogliamo esportare, ad esempio "Progetto {NomeProgetto}\nGestito da: {ManagerProgetto}\nVersione {Versione}"
- Impostare la formattazione del testo in base alle proprie esigenze
- Premere il pulsante aggiorna per un controllo immediato, durante questo controllo, non verranno visualizzati i valori ma delle etichette
- Se il risultato ottenuto è quello che ci espettavamo salvare e chiudere la pagina
Ora che la configurazione di base è stata eseguita non resta che inserire l'etichetta appena creata nel documento:
- Create un nuovo documento (ad esempio Word) e caricatelo nella raccolta documentale, se richiesto pubblicatelo
- Aprite il documento in modifica
- Posizionatevi nella posizione in cui volete inserire l'etichetta
- Selezionate il tab "Inserisci"
- Selezionate "Parti rapide" > "Proprietà documento" > "Etichetta"
- Facendo questo comparirà i campo che abbiamo precedentemente configurato
- Salviamo il documento ed eventualmente pubblichiamolo
Da questo momento ad ogni modifica del documento, il campo etichetta verrà aggiornato automaticamente prelevando i campi direttamente da SharePoint e non dovremo più preoccuparci di tenerli aggiornati a mano.
L'unica accortezza da prendere è impostare la corretta formattazione in fase di creazione dell'etichetta in quanto non sarà possibile modificarla da Word